Anwendungsfälle

So arbeiten Teams mit InsideAI.

Sechs Abläufe aus dem Alltag eines mittelständischen Unternehmens, Schritt für Schritt: wo es vorher hakt, was InsideAI dabei übernimmt und was am Ende auf dem Tisch liegt.

Produktion & Instandhaltung

Störung an Linie 3: von der Liste zur Übergabe.

Ausgangslage

Nach einer unruhigen Woche liegen ein Wartungsbericht als PDF und die Störungsliste als Excel vor. Die Schichtleitung braucht eine Auswertung, die Instandhaltung eine Nachricht, und vorher muss klar sein, ob nach der Reparatur eine Prüfung fällig ist.

So läuft es in InsideAI
  1. 1
    Unterlagen in den Chat ziehen

    Wartungsbericht und Störungsliste anhängen und fragen, was passiert ist. InsideAI liest beide Dateien und fasst Ursachen und Stillstände zusammen.

    Chat & Dokumente
  2. 2
    Auswertung als Excel

    Auf Wunsch entsteht eine Excel-Datei, nach Ursache sortiert, zum Herunterladen.

    Chat & Dokumente
  3. 3
    Prüfpflicht nachschlagen

    Ob nach der Reparatur eine Sicherheitsprüfung fällig ist, beantwortet InsideAI aus der Betriebsanweisung im Wissensspeicher, mit Beleg zur Seite.

    Wissensspeicher
  4. 4
    Instandhaltung informieren

    Die Nachricht an den Teams-Kanal schlägt InsideAI als Karte vor. Gesendet wird erst nach Ihrem Klick.

    Integrationen
Ergebnis
  • Störungsauswertung als Excel
  • Prüfpflicht mit Beleg aus der Betriebsanweisung
  • Nachricht an die Instandhaltung, von Ihnen bestätigt

Kundenservice

Reklamation: eine Antwort, die zur Richtlinie passt.

Ausgangslage

Firma Lindner meldet per Mail ein defektes Lager, drei Monate nach Lieferung. Wer antwortet, muss die Gewährleistung prüfen, den richtigen Ton treffen und an die fehlenden Angaben denken. Und das bei jeder Reklamation gleich.

So läuft es in InsideAI
  1. 1
    Einmal einen Assistenten einrichten

    Der Reklamations-Helfer entsteht aus der Vorlage E-Mail-Verfasser, ergänzt um Service-Richtlinie und AGB. Geteilt wird er mit der Gruppe Kundenservice.

    Assistenten
  2. 2
    Mail aus dem Postfach holen

    Mit verbundenem Outlook findet InsideAI die Reklamation im Postfach, ohne dass jemand etwas kopiert.

    Integrationen
  3. 3
    Antwort entwerfen

    Der Assistent prüft die Frist nach den AGB, schreibt im Ton der Richtlinie und listet auf, was noch fehlt, etwa Seriennummer und Fotos.

    Assistenten
  4. 4
    Prüfen und senden

    Der Entwurf erscheint als Karte. Sie passen ihn an und senden ihn mit einem Klick.

    Integrationen
Ergebnis
  • Antwort im Ton der Service-Richtlinie
  • Gewährleistung nach den AGB geprüft
  • Gleiche Qualität, egal wer im Team antwortet

Einkauf & Buchhaltung

Lieferschein und Rechnung: Abweichungen auf einen Blick.

Ausgangslage

Ein gescannter Lieferschein, eine Rechnung und die Bestellung. Mengen und Preise von Hand abzugleichen dauert, und kleine Abweichungen gehen leicht unter.

So läuft es in InsideAI
  1. 1
    Scan in Excel übernehmen

    Tabellen aus dem gescannten Lieferschein überträgt InsideAI in eine Excel-Mappe. Deutsche Zahlen- und Datumsformate bleiben richtig, Artikelnummern behalten ihre führenden Nullen.

    Chat & Dokumente
  2. 2
    Mit der Bestellung abgleichen

    Die Vorlage Rechnungsprüfer vergleicht Rechnung, Lieferschein und Bestellung und markiert jede Abweichung.

    Assistenten
  3. 3
    Rückfrage an den Lieferanten

    Für die Abweichungen entwirft InsideAI eine Mail an den Lieferanten. Gesendet wird nach Ihrer Bestätigung.

    Integrationen
Ergebnis
  • Lieferschein als bearbeitbare Excel-Tabelle
  • Abweichungen je Position markiert
  • Rückfrage an den Lieferanten als Entwurf

Vertrieb

Von der Anfrage zum Angebot im eigenen Briefkopf.

Ausgangslage

Eine Kundenanfrage liegt im Postfach. Das Angebot soll auf dem Firmenbriefbogen stehen, mit den aktuellen Preisen, und ein Termin zur Besprechung wäre gut.

So läuft es in InsideAI
  1. 1
    Anfrage lesen

    InsideAI fasst die Anfrage aus Outlook zusammen: gewünschte Leistungen, Mengen und Termine.

    Integrationen
  2. 2
    Preise aus der Preisliste

    Liegt die Preisliste im Wissensspeicher, kommen die Preise von dort, mit Beleg.

    Wissensspeicher
  3. 3
    Angebot im Briefkopf

    Hängen Sie Ihren Briefbogen als Word-Datei an. Das Angebot übernimmt Kopf- und Fußzeile mit Logo. Fehlt eine Angabe, setzt InsideAI einen sichtbaren Platzhalter.

    Chat & Dokumente
  4. 4
    Termin vorschlagen

    InsideAI findet freie Zeiten im Kalender und legt den Termin nach Ihrer Bestätigung an.

    Integrationen
Ergebnis
  • Angebot als Word-Datei im eigenen Briefkopf
  • Preise belegt aus der aktuellen Liste
  • Besprechungstermin im Kalender

Personal

Neue Kolleginnen finden sich selbst zurecht.

Ausgangslage

In den ersten Wochen kommen immer dieselben Fragen: Wie beantrage ich Urlaub? Wo steht die Reisekostenrichtlinie? Wer ist für die Zeiterfassung zuständig? Die Antworten stehen irgendwo, nur nicht dort, wo man sucht.

So läuft es in InsideAI
  1. 1
    Onboarding-Guide einrichten

    Die Vorlage Onboarding-Guide führt durch Abläufe und beantwortet Fragen. Verknüpft wird der Ordner Einarbeitung aus dem Wissensspeicher.

    Assistenten
  2. 2
    Fragen mit Beleg beantworten

    Antworten stützen sich auf Handbuch und Richtlinien, ein Klick öffnet die Fundstelle.

    Wissensspeicher
  3. 3
    Vertrauliches bleibt vertraulich

    Der Ordner Personal ist nur mit der Gruppe HR geteilt. Der Guide sieht nie mehr als die Person, die fragt.

    Wissensspeicher
Ergebnis
  • Antworten mit Fundstelle, auch nach Feierabend
  • Weniger Standardfragen an HR
  • Personalunterlagen bleiben bei HR

Qualität & Verwaltung

Das QM-Handbuch bleibt aktuell.

Ausgangslage

Verfahrensanweisungen ändern sich, alte Fassungen kursieren weiter, und niemand weiß genau, wann das Handbuch zuletzt geprüft wurde.

So läuft es in InsideAI
  1. 1
    Änderungen nachverfolgbar einarbeiten

    InsideAI überarbeitet die Word-Datei mit nachverfolgten Änderungen, wortgenau und mit Ihrem Namen. Alles Übrige bleibt unverändert.

    Chat & Dokumente
  2. 2
    Neue Fassung ablegen

    Nach dem Hochladen der neuen Fassung zitieren Antworten nur noch diese. Frühere Fassungen bleiben erhalten.

    Wissensspeicher
  3. 3
    Prüfdatum setzen

    Ist das Prüfdatum erreicht, werden alle benachrichtigt, die die Datei sehen dürfen.

    Wissensspeicher
  4. 4
    Maßgebliche Quellen markieren

    Verwalter markieren das Handbuch als Kernquelle und sehen in der Statistik, welche Dateien nie zitiert werden.

    Wissensspeicher
Ergebnis
  • Änderungen als nachverfolgte Änderungen in Word
  • Antworten nur aus der gültigen Fassung
  • Erinnerung, wenn die Prüfung fällig ist

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